Как определить ценность документов и сроки их хранения

Экспертиза ценности документов представляет собой последовательную оценку документов для определения их исторического, управленческого, научного, социального и практического значения. По результатам такой работы устанавливаются сроки хранения документов и принимается решение об их передаче на длительное или постоянное хранение либо о выделении материалов к уничтожению.

Главная задача процедуры заключается не только в сокращении объема архивов. Она позволяет сохранить документы, которые могут иметь значение для государства, организации, граждан, исследователей и правопреемников. Одновременно из документооборота исключаются черновики, дубликаты, ошибочные проекты и иные материалы, утратившие самостоятельную ценность.

Правовая основа работы с документами

В Республике Казахстан вопросы формирования и хранения архивных документов регулируются Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Документ определяет основы создания Национального архивного фонда, порядок государственного учета архивных материалов и общие требования к их сохранности.

С актуальной редакцией закона можно ознакомиться на официальном информационно-правовом ресурсе «Әділет».

При определении сроков хранения также учитываются правила документирования, порядок работы архивов и перечни типовых документов с указанием сроков их хранения. На практике организация должна применять действующие нормативные документы с учетом своего статуса, сферы деятельности и особенностей документооборота.

Уничтожение документов до проведения их оценки и оформления необходимых решений не соответствует общему порядку архивного хранения. Документ может быть исключен из состава дел только после проверки его значения, истечения установленного срока хранения и надлежащего оформления результатов отбора.

Основные этапы экспертизы

Работа с ценностью документов не ограничивается разовой проверкой архива. Она начинается еще на стадии делопроизводства и продолжается при подготовке дел к передаче в архив или к дальнейшему хранению.

1. На первом этапе формируется номенклатура дел, регистрируются входящие и исходящие документы, определяется принадлежность материалов к конкретным делам и подразделениям.
2. На втором этапе документы, завершившие практическое использование, подготавливаются к передаче в архив организации. Проверяется их оформление, состав и соответствие установленным срокам хранения.
3. На третьем этапе дела, имеющие длительное или постоянное значение, систематизируются для последующей передачи в государственный архив либо на хранение в архиве организации.

Такая последовательность позволяет не допустить утраты важных сведений и одновременно избежать необоснованного накопления документов. Для каждой категории материалов должен быть понятен срок хранения и порядок дальнейшего обращения с ними.

Принципы оценки документов

При отборе документов применяется принцип историзма. Он предполагает рассмотрение документа в контексте деятельности организации и развития соответствующего события или процесса. Материал, который сегодня кажется второстепенным, со временем может приобрести историческое или доказательственное значение.

Не менее важен принцип комплексности. Документы следует изучать не изолированно, а в совокупности с другими материалами дела. В делопроизводстве одна и та же информация может повторяться в приказах, служебных записках, отчетах и приложениях. Однако внешнее сходство содержания еще не означает, что любой из таких документов можно исключить.

Оценка должна учитывать происхождение документа, его содержание, подлинность, юридическую силу, повторяемость сведений и связь с другими материалами. Для отдельных документов существенное значение имеют сведения о правах граждан, имущественных отношениях, кадровом составе, финансово-хозяйственной деятельности и принятых управленческих решениях.

Работа экспертной комиссии

Для проведения оценки в организации обычно создается экспертная комиссия. Это совещательный орган, который рассматривает документы, проверяет правильность установленных сроков хранения и подготавливает предложения по дальнейшему обращению с делами.

Комиссия может анализировать номенклатуру дел, описи, акты о выделении документов к уничтожению и материалы, предназначенные для передачи в архив. Окончательное решение утверждается руководителем организации в пределах его полномочий. Если документы относятся к составу Национального архивного фонда или подлежат передаче в государственный архив, применяются дополнительные требования архивных органов.

В начале работы в структурных подразделениях необходимо:

• выделить дела, предназначенные для постоянного или временного хранения;
• определить документы, которые должны оставаться в подразделении до истечения установленного срока;
• выявить дела прошлых лет, срок хранения которых завершился;
• проверить полноту номенклатуры и правильность оформления дел;
• подготовить материалы для рассмотрения экспертной комиссией.

При этом нельзя принимать решение только по заголовку дела. Отбор документов на постоянное и длительное хранение проводится путем внимательного просмотра содержания, при необходимости постранично. Именно такой подход позволяет обнаружить отдельные документы, которые имеют самостоятельное значение, но не отражены в названии дела.

Формирование и оформление дел

В ходе просмотра документов могут быть выявлены материалы, которые следует хранить постоянно. Их присоединяют к соответствующим делам либо формируют в отдельные единицы хранения с учетом требований архивного описания.

Сроки временного хранения определяются на основании действующих перечней типовых документов и номенклатуры дел организации. Если для конкретного вида документа предусмотрен специальный срок, применяется соответствующее нормативное положение.

Окончательное оформление дел целесообразно проводить после завершения оценки. Документы систематизируют, нумеруют листы, составляют внутренние описи при необходимости, оформляют заверительные надписи и обложки. Конкретный состав работ зависит от вида документа, срока его хранения и требований архивных правил.

Методическую помощь при организации архивного хранения могут оказывать уполномоченные архивные учреждения. При передаче документов на государственное хранение дополнительно проверяются состав дел, их физическое состояние, описание и соответствие установленным требованиям.

Особенности электронных документов

Электронные документы также подлежат оценке и архивному хранению, если обладают необходимой юридической, управленческой или исторической ценностью. При подготовке таких материалов важно сохранить не только содержание файла, но и сведения, позволяющие подтвердить его происхождение, целостность и возможность последующего воспроизведения.

Обычно подготовка электронных документов включает следующие действия:

1. проверку технического состояния носителей и оборудования, предназначенных для передачи или хранения документов;
2. формирование электронных дел в установленном составе;
3. проверку полноты и корректности записанных файлов;
4. подготовку описания каждого документа или группы документов;
5. присвоение архивных обозначений и включение материалов в соответствующую опись;
6. подготовку сопроводительной документации.

Описание электронного документа должно позволять идентифицировать его без обращения к дополнительным источникам. В нем указываются название, дата создания, автор или составитель, краткое содержание, формат, объем и сведения о способе хранения. Для баз данных, информационных систем и сайтов дополнительно описываются структура, состав, программная среда и количество содержащихся записей, если такие сведения необходимы для использования документа.

Особое внимание уделяется электронной цифровой подписи и связанным с ней данным. Их сохранение может иметь значение для подтверждения подлинности и юридической силы электронного документа.

Выделение документов к уничтожению

Материалы, срок хранения которых истек и которые не имеют самостоятельного исторического, практического или доказательственного значения, могут быть выделены к уничтожению. Такое решение оформляется соответствующим актом после рассмотрения экспертной комиссией и утверждения руководителем организации.

Перед уничтожением необходимо убедиться, что документы не связаны с незавершенными проверками, судебными спорами, расследованиями, трудовыми конфликтами, налоговыми обязательствами или иными обстоятельствами, при которых их сохранность может потребоваться. Наличие истекшего общего срока еще не всегда означает, что документ можно немедленно исключить из хранения.

Передача бумажных материалов на утилизацию оформляется документально. После фактического уничтожения или передачи на переработку сведения об исключенных делах снимаются с учета в установленном порядке. Электронные документы уничтожаются с применением способов, исключающих их восстановление, если иное не предусмотрено правилами хранения.

Грамотно организованная экспертиза ценности документов помогает сохранить важные сведения, обеспечить права граждан и интересы организации, а также привести архив в соответствие с требованиями законодательства Республики Казахстан. Для студентов-юристов эта процедура представляет интерес как пример практического применения принципов юридической силы, доказательственного значения и документального подтверждения управленческих решений.